Muharrem Gezer [email protected] www.it-matchmaker.com.tr Günümüzde Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımlarının hangi iş alanında ya da hangi büyüklükte olursa olsun işletmeler için kullanılması artık kaçınılmaz bir hal almıştır. ERP’nin gelişmiş ülkelerdeki ve Türkiye’deki kullanım alanı…
Muharrem Gezer
[email protected]
Günümüzde Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımlarının hangi iş alanında ya da hangi büyüklükte olursa olsun işletmeler için kullanılması artık kaçınılmaz bir hal almıştır. ERP’nin gelişmiş ülkelerdeki ve Türkiye’deki kullanım alanı ve oranını karşılaştırdığımızda, arada uçurum olarak nitelendirilebilecek bir fark olduğu söylenebilir. Gelişmiş ülkelerdeki doyum, küresel pazarda yer alan ERP üreticilerini, yeni teknolojiler kullanmaya ve “yerine koyma” pazarı (replacement market) olarak adlandırılan alandaki rekabet yarışında öne çıkarmaya zorlamıştır. Bulut bilişim (cloud computing), mobil uygulamalar (mobile apps), bellek içi (in-memory), sosyal ağlar ile entegre ERP (social ERP) gibi tanımlar adı altında, teknoloji araçları kullanılmaya başlanmıştır.
Türkiye’de ise, işletmelerde ortalama %20-22 olan ERP kullanımı dikkate alındığında, sadece bu oran içerisinde yer alan işletmeler için yeni teknoloji ve ürünlerin anlamı olacaktır. Peki ya diğerleri! Özellikle KOBİ’ler. Öncelikle KOBİ tanımına ve özelliklerine bakalım.
Türkiye’deki işletmelerin yüzde 99,8’i KOBİ’lerden oluşuyor. (TÜİK,2014)
2012’de Resmi Gazete’de yayınlanan KOBİ tanımında, mikro, küçük ve orta büyüklükteki işletmeler şu özelliklerde yer alıyor.
Aynı rapora göre KOBİ’ler istihdamın %75.8’ini, maaş ve ücretlerin %54.5’ini, cironun %63.3’ünü, faktör maliyetiyle katma değerin (FMKD) %54.2’sini ve maddi mallara ilişkin brüt yatırımın %53.2’sini gerçekleştiriyor. KOBİ’lerin teknoloji kullanımına baktığımızda ise aşağıdaki tablo ile karşılaşıyoruz.
KOBİ’lerin toplam işletmeler içindeki sayısı, istihdam içindeki oranında yüksek değerlere karşılık, teknoloji kullanımındaki düşük seviyeleri dikkate aldığımızda, konumuzun ana teması ve teknoloji çözümü olan ERP sistemlerini uygulamada gerçekten bir imtihan geçirmekte olduğunu söyleyebiliriz.
Internet ve akıllı telefon, tablet kullanımına bağlı değişen müşteri, tedarikçi talepleri, rekabetin getirdiği zorunluluklar, tüm şirketleri etkilediği gibi KOBİ’ler için de çözülmesi gereken bir sorun haline geliyor. KOBİ’lerde teknolojive yazılım kullanımına baktığımızda çoğunlukla kendi haline bırakılan bir donanım altyapısı, muhasebe ve finans temelli uygulamaların olduğunu görmekteyiz. Orta ölçekli bir KOBİ’de bilgi teknolojileri, organizasyon, ana veri, süreç altyapısına örnek vermemiz gerekirse;
• Uygun olmayan şartlarda konumlandırılmış ve yönetilemeyen bir sunucu
• Modası geçmiş, karmaşık, yönetilemeyen veri tabanı
• Farklı donanım ve yazılım konfigürasyonuna sahip istemciler
• Entegre olmayan ya da farklı araçlar ile (veri aktarım gibi) kısıtlı entegrasyon sağlanan farklı uygulamalar (CRM, bordro, barkodlama gibi)
• Organizasyon şeması hiyerarşi, yetki, görev ve sorumluluklarda yetersizlikler
• Ana veri yapısının oluşturulması (eski, düzensiz, tekrar eden, eksik, yanlış, doğruluğu şüpheli)
• Tanımlanmamış süreçler, süreçler arası ilişkiler
• Genellikle tablolama araçları kullanılarak oluşturulan, zaman alan ve doğruluğu şüpheli raporlar, analizler
• Şirket kültürü ve günlük işler sebebiyle işletme körlüğü ile hapsolmuş yönetici, çalışan
• Kısıtlı finansal bütçe
Bu yazıyı okuyanlar biraz abarttığımı düşünebilirler, “bizim şirkette durum hiç de öyle değil” diye düşünebilirler ancak tecrübelerimiz, çoğu KOBİ’nin bu durumda olduğunu gösteriyor.
Ne yazık ki, çoğu KOBİ bu durumdan çıkış yolu olarak başta ERP çözümleri olmak üzere iş yazılım çözümlerinin uygulanmasını görüyor.
Trovarit tarafından her 2 yılda bir düzenli olarak gerçekleştirilen “ERP Deneyimi – Kullanıcı memnuniyeti, faydaları ve beklentiler” araştırma çalışmasında yer alan “ERP seçiminde rol oynayan etkin faktörler nelerdir?” sorusuna verilen cevaplara baktığımızda, katılımcıların %41,3’lük kısmı KOBİ uygunluğunu ön plana çıkartıyor. Uygunluk içerisinde düşük finansman gereksinimi, hızlı ve kolay uyarlama, minimum ve lokal destek ihtiyacı kriterleri sayılabilir.
ERP seçiminde etkin faktörler ve oranları
• Hızlı hareket etmeyin!
ERP çözümlerinin başarı ile uygulanması için ön koşulların gerekli olduğunu unutmayın. Yukarıdaki maddeleri gözden geçirin. Çalışma planı oluşturun ve önem, hızlı kazanım özelliklerine göre hedeflerini belirleyin. Çözümün içinde yer alan modül,fonksiyonlar ya da çözüm sağlayıcı danışman desteği ile hiçbir ön çalışma yapmadan sonuca ulaşacağını düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz! Yapılan en büyük yanlışlık ise, ERP yatırım maliyetinin devlet tarafından sunulan fonlar ile bir an önce karşılama talebi. Unutmayın!, Yazılım lisansını satın alabilirsiniz ancak uygulamada irsaliye, fatura kesimi, cari hesap takibinin üzerine geçemezsiniz.
• Uzmanına danışın.
Nasıl ki mali konularda müşavir ya da adli konularda bir avukat ile çalışıyorsunuz, ERP uygulamaları konusunda da uzman kişi ya da şirketlerden destek alın. Destek alacağınız kişi ya da şirketin tecrübesine, sektör ve pazar bilgisine, kullandığı araçlara, bağımsız oluşuna -çoğu serbest danışmanın doğru bir pazar analizi yapmadan daha önceki çalışmalarından tecrübesi olan ya da herhangi bir yazılım tedarikçisi ile iyi ilişkileri olan kişilerin bağımsızlığı soru işaretidir dikkat edin.
• Önceliklerinizi belirleyin
İhtiyaçlarınızı net olarak belirleyin ve belgeleyin. Zorunlu, istenen ve opsiyonel olarak tanımlayın. Öncelikleri oluşturun.
• Mantık evliliği yapın.
Satın alacağınız çözümü uzun yıllar kullanacağınızı, hizmet alacağınız şirket ile bir anlamda evlilik yapacağınızı unutmayın! Duygusallığı bir kenara bırakın ve karşılıklı taahhütleri içeren ve sizi risklere karşı koruyabilecek bir sözleşme imzalayın.
